Viajar a trabalho envolve bem mais do que organizar malas e reuniões. Quando o assunto é prestação de contas, manter os comprovantes e notas fiscais de viagem a trabalho em dia faz toda a diferença — tanto para seus reembolsos de despesas internos quanto para a contabilidade da empresa. Mas afinal, é mesmo necessário guardar tudo? E por quanto tempo?
Guardar as notas fiscais de hospedagem, alimentação e transporte é crucial por dois motivos principais:
Reembolso e auditoria interna: A nota fiscal é o seu documento fiscal válido que garante que você será reembolsado de despesas corretamente e que o gasto está em conformidade com a política de viagens da empresa. Muitas companhias exigem esses documentos para fechamento de relatórios e auditorias internas.
Comprovação fiscal para a empresa: As notas servem para que a empresa comprove as despesas operacionais junto à Receita Federal, sendo essenciais para a dedução do Imposto de Renda. Despesas não comprovadas podem gerar problemas fiscais para o seu empregador.
Em muitos casos, você não receberá uma Nota Fiscal tradicional de companhias aéreas. Isso porque o serviço de transporte aéreo não é obrigado a emitir NF.
Qual documento substitui a Nota Fiscal no transporte aéreo?
O Bilhete de Passagem Aérea (BPA) é o documento fiscal válido reconhecido pela Receita Federal para comprovar o serviço de transporte. Guarde o e-mail ou o PDF da sua passagem com atenção, pois ele tem o mesmo valor fiscal que uma nota!
Sua responsabilidade principal é enviar os comprovantes para a prestação de contas logo após a viagem. Contudo, é bom saber o prazo legal:
Qual o prazo legal para guardar notas fiscais de despesas?
No Brasil, o prazo padrão para manter documentos fiscais e comprovantes de despesas de viagem é de 5 anos, de acordo com a legislação tributária. A empresa deve arquivar esses documentos para o caso de eventual fiscalização do Fisco.
O segredo para uma prestação de contas sem estresse é a organização imediata. Adote essas dicas para facilitar sua vida e a do time financeiro:
Digitalize imediatamente: Use seu celular para digitalizar todas as notas e recibos (alimentação, táxi/apps) assim que recebê-las.
Nomeie de forma clara: Salve os arquivos usando uma padronização, como ANO-MES_TipoDespesa_Local.pdf (exemplo: 2025-03_Hospedagem_SP.pdf).
Use a plataforma corporativa: Se sua empresa utiliza um sistema de gestão de viagens, faça o upload das notas fiscais de viagem a trabalho e do Bilhete de Passagem Aérea (BPA) diretamente por lá, em tempo real.
Para empresas que viajam com frequência, contar com uma hospedagem que já esteja preparada para atender demandas corporativas pode simplificar bastante a prestação de contas.
Com o Charlie for Business, sua empresa reserva de forma centralizada, garante conforto e condições tarifárias vantajosas — tudo com atendimento dedicado e opções de estadias flexíveis.
Importante: Algumas unidades do Charlie, por lei, emitem apenas recibos, que são documentos hábeis para a prestação de contas. Caso você precise especificamente de nota fiscal de serviço, verifique essa informação com o time de suporte antes de finalizar a reserva para garantir a correta comprovação de despesas da viagem.
- Solicitar a segunda via (principalmente para hotéis e restaurantes).
- Apresentar o extrato do cartão de crédito ou comprovante de débito como evidência, anexando uma justificativa detalhada (embora extratos não substituam a NF, eles ajudam na comprovação).