Notas fiscais de viagem a trabalho: por que guardar e o prazo legal de 5 anos

Viajar a trabalho envolve bem mais do que organizar malas e reuniões. Quando o assunto é prestação de contas, manter os comprovantes e notas fiscais de viagem a trabalho em dia faz toda a diferença — tanto para seus reembolsos de despesas internos quanto para a contabilidade da empresa. Mas afinal, é mesmo necessário guardar tudo? E por quanto tempo?

Por que a comprovação de despesas é fundamental?

Guardar as notas fiscais de hospedagem, alimentação e transporte é crucial por dois motivos principais:

1. Reembolso e auditoria interna: A nota fiscal é o seu documento fiscal válido que garante que você será reembolsado de despesas corretamente e que o gasto está em conformidade com a política de viagens da empresa. Muitas companhias exigem esses documentos para fechamento de relatórios e auditorias internas.

2. Comprovação fiscal para a empresa: As notas servem para que a empresa comprove as despesas operacionais junto à Receita Federal, sendo essenciais para a dedução do Imposto de Renda. Despesas não comprovadas podem gerar problemas fiscais para o seu empregador.

O que acontece com a passagem aérea?

Em muitos casos, você não receberá uma Nota Fiscal tradicional de companhias aéreas. Isso porque o serviço de transporte aéreo não é obrigado a emitir NF.

Qual documento substitui a Nota Fiscal no transporte aéreo?

O Bilhete de Passagem Aérea (BPA) é o documento fiscal válido reconhecido pela Receita Federal para comprovar o serviço de transporte. Guarde o e-mail ou o PDF da sua passagem com atenção, pois ele tem o mesmo valor fiscal que uma nota!

Por quanto tempo devo manter esses documentos?

Sua responsabilidade principal é enviar os comprovantes para a prestação de contas logo após a viagem. Contudo, é bom saber o prazo legal:

Qual o prazo legal para guardar notas fiscais de despesas?

No Brasil, o prazo padrão para manter documentos fiscais e comprovantes de despesas de viagem é de 5 anos, de acordo com a legislação tributária. A empresa deve arquivar esses documentos para o caso de eventual fiscalização do Fisco.

Como organizar as notas fiscais de viagem a trabalho de forma prática

O segredo para uma prestação de contas sem estresse é a organização imediata. Adote essas dicas para facilitar sua vida e a do time financeiro:

• Digitalize imediatamente: Use seu celular para digitalizar todas as notas e recibos (alimentação, táxi/apps) assim que recebê-las.

• Nomeie de forma clara: Salve os arquivos usando uma padronização, como ANO-MES_TipoDespesa_Local.pdf (exemplo: 2025-03_Hospedagem_SP.pdf).

• Use a plataforma corporativa: Se sua empresa utiliza um sistema de gestão de viagens, faça o upload das notas fiscais de viagem a trabalho e do Bilhete de Passagem Aérea (BPA) diretamente por lá, em tempo real.

Onde se hospedar para facilitar a comprovação de despesas

Para empresas que viajam com frequência, contar com uma hospedagem que já esteja preparada para atender demandas corporativas pode simplificar bastante a prestação de contas.

Com o Charlie for Business, sua empresa reserva de forma centralizada, garante conforto e condições tarifárias vantajosas — tudo com atendimento dedicado e opções de estadias flexíveis.

Importante: Algumas unidades do Charlie, por lei, emitem apenas recibos, que são documentos hábeis para a prestação de contas. Caso você precise especificamente de nota fiscal de serviço, verifique essa informação com o time de suporte antes de finalizar a reserva para garantir a correta comprovação de despesas da viagem.

Perguntas frequentes sobre notas fiscais de viagem a trabalho

1. Recibo de pedágio, táxi ou transporte por aplicativo é válido para a prestação de contas?
   Sim. Para o transporte local, comprovantes como o recibo digital do aplicativo de carona, o ticket de pedágio ou o recibo do taxímetro são considerados documentos fiscais válidos para a comprovação de despesas. O importante é que o comprovante seja detalhado, com data, valor e, se possível, o destino.
2. O que acontece se eu perder uma nota fiscal importante?
   A perda de uma nota fiscal de viagem a trabalho pode comprometer o seu reembolso de despesas e gerar problemas na prestação de contas da empresa, pois não há documento fiscal válido para comprovar o gasto. Em caso de perda, tente imediatamente:
   

   - Solicitar a segunda via (principalmente para hotéis e restaurantes).

   - Apresentar o extrato do cartão de crédito ou comprovante de débito como evidência, anexando uma justificativa detalhada (embora extratos não substituam a NF, eles ajudam na comprovação).

3. Posso deduzir despesas de viagem a trabalho no meu Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF)?
   Geralmente, não. As despesas de viagem a trabalho (como hospedagem, alimentação e transporte) são gastos da pessoa jurídica. Elas devem ser comprovadas e reembolsadas pela empresa. Se a empresa já cobriu ou reembolsou esses valores, você não pode deduzi-los novamente em sua declaração de IRPF.
4. As diárias de viagem (valor fixo por dia) também precisam de comprovação?
   Depende da política da sua empresa e do valor. Diárias destinadas especificamente para cobrir despesas de alimentação e pousada, quando pagas para serviços eventuais fora da sede, são isentas de Imposto de Renda até um limite. Acima desse valor ou dependendo da política fiscal da empresa, o Fisco pode exigir a comprovação de despesas com documentos fiscais válidos para garantir que os valores pagos foram realmente usados para cobrir os custos da viagem.