Essa é uma das dúvidas mais comuns de quem viaja a trabalho: quem paga a conta? Se você usa um cartão viagem corporativa ou precisa usar o seu cartão pessoal, tudo depende da política interna da sua empresa. Conhecer os principais modelos ajuda você a se preparar e evitar dores de cabeça com o reembolso.
Modelos de pagamento e como eles afetam seu bolso
A forma como a sua viagem é paga define a sua responsabilidade e a quantidade de documentos que você precisará organizar.
Pagamento centralizado pela empresa (o ideal)
Nesse esquema, a empresa assume total responsabilidade. Ela cuida da compra e do pagamento de passagens, hospedagem para seus executivos e, ocasionalmente, até dos transfers, utilizando contas corporativas e parcerias exclusivas.
Como isso te afeta:
Zero desembolso: Você não precisa tirar um centavo do bolso, o que é um alívio para o seu orçamento pessoal.
Menos burocracia: A prestação de contas é muito mais simples, já que a própria empresa já possui os comprovantes fiscais principais.
Uso do cartão viagem corporativa
Diversas empresas disponibilizam um cartão de crédito específico para os colaboradores em viagem. Este cartão é designado exclusivamente para cobrir despesas cotidianas da viagem, como alimentação, táxi, Uber e eventuais emergências.
Como isso te afeta:
Total praticidade: Você realiza os pagamentos no ato, utilizando os fundos da empresa, sem comprometer seu limite pessoal.
Maior transparência: Os gastos são monitorados em tempo real pela empresa, garantindo menos questionamentos posteriores, desde que você utilize o cartão apenas para despesas aprovadas.
Uso do cartão pessoal + Reembolso (O modelo de risco)
Em situações menos estruturadas, é você quem deve arcar com todas as despesas (como passagens, alimentação e transporte) utilizando seu próprio cartão, para depois solicitar o reembolso.
Atenção especial:
Impacto no seu bolso: Viagens longas ou internacionais podem comprometer uma boa parte do seu limite de crédito e do seu orçamento pessoal até que o reembolso seja processado.
Organização é chave: Mantenha um controle rigoroso de todos os comprovantes e notas fiscais válidas, pois a responsabilidade pela comprovação das despesas recai sobre você.
Sempre exija uma política de reembolso clara, com prazos bem definidos. Assim, você evita que seu dinheiro fique preso por um longo período.
Dica final: simplifique a hospedagem
Independentemente de você usar seu cartão de viagem corporativa ou pessoal, a hospedagem sempre pesa no orçamento e merece atenção especial.
Optar por soluções de hospedagem corporativa, como o Charlie for Business, pode ser um verdadeiro alívio. Nossos apartamentos são bem localizados, perfeitos para o executivo moderno, e oferecemos processos financeiros simplificados para facilitar a gestão da sua estadia.
*Lembre-se: Para garantir que o valor da hospedagem seja reembolsado, é essencial apresentar o comprovante fiscal adequado. Confira sempre se a hospedagem, seja com o Charlie ou outros fornecedores, emite Nota Fiscal, já que algumas unidades podem fornecer apenas recibos devido a regulamentações locais.
Perguntas frequentes sobre pagamento em viagens
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Posso misturar o uso do meu cartão pessoal com o cartão corporativo na mesma viagem?
Geralmente, sim, mas com cautela. A política de sua empresa costuma determinar o que pode ser pago com cada cartão. O cartão viagem corporativa deve cobrir despesas essenciais (hospedagem, combustível, alimentação). Despesas pessoais (lembrancinhas, lanches fora do horário) devem ser evitadas ou pagas com seu cartão pessoal.
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Se eu perder um comprovante pago com o meu cartão, posso ser reembolsado?
É muito difícil. Na maioria dos casos, a ausência da Nota Fiscal ou do comprovante original resulta na glosa (recusa) da despesa. Para evitar essa situação, tire uma foto do comprovante assim que recebê-lo e, se possível, peça uma segunda via ao fornecedor.
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O que fazer se o limite do meu cartão corporativo acabar durante a viagem?
Você deve entrar em contato imediatamente com o setor financeiro ou de gestão de viagens da sua empresa. Evite usar seu cartão pessoal para cobrir grandes despesas corporativas (como transporte de última hora) sem antes ter a autorização formal da empresa para garantir o reembolso.