Gerenciar as viagens corporativas de uma empresa pode ser uma tarefa complexa e desafiadora. Além de lidar com as questões logísticas, como compra de passagens, reservas de hotéis e aluguel de carros, o gestor de viagens corporativas precisa estar atento a uma série de fatores que podem impactar diretamente nos resultados da empresa.
Neste post, vamos discutir quais são os maiores desafios dos gestores de viagens corporativas e como eles podem ser superados.
Aumento dos custos
Um dos principais desafios enfrentados pelos gestores de viagens corporativas é o aumento dos custos. Com a variação do câmbio, aumento dos preços das passagens aéreas e hospedagens, além dos impostos e taxas extras, é preciso estar sempre atento para garantir que as viagens não ultrapassem o orçamento da empresa.
Para isso, é fundamental que o gestor tenha uma boa negociação com fornecedores e esteja sempre em busca de alternativas mais econômicas. Outra estratégia é definir políticas de viagens corporativas que estabeleçam limites de gastos e reembolsos, além de incentivar o uso de ferramentas tecnológicas que ajudem a controlar os custos das viagens.
Gerenciamento de riscos
Outro grande desafio para os gestores de viagens corporativas é o gerenciamento de riscos. Isso inclui desde questões relacionadas à segurança dos viajantes até problemas com a documentação necessária para a viagem. Além disso, é preciso estar preparado para lidar com imprevistos, como cancelamentos de voos ou mudanças de agenda, que podem afetar diretamente a produtividade dos viajantes e, consequentemente, da empresa.
Para minimizar esses riscos, é importante investir em treinamentos para os viajantes, oferecer informações sobre os destinos e condições de segurança, além de contratar seguros de viagem que cubram eventuais problemas que possam surgir.
Compliance com políticas internas
Por fim, o gestor de viagens corporativas precisa garantir que todas as viagens estejam em conformidade com as políticas internas da empresa. Isso inclui desde a escolha dos fornecedores até a definição dos limites de gastos e reembolsos. Além disso, é fundamental que o gestor esteja sempre atento às atualizações das políticas internas e em constante comunicação com as equipes de recursos humanos e financeiro.
Uma forma de garantir o compliance com as políticas internas é utilizar ferramentas tecnológicas que ajudem a monitorar as viagens dos colaboradores, como sistemas de gerenciamento de viagens e relatórios de despesas. Dessa forma, é possível verificar se as viagens estão dentro dos limites estabelecidos e identificar possíveis desvios que precisem ser corrigidos.
Gerenciar as viagens corporativas de uma empresa pode ser um desafio e tanto, mas com as estratégias certas, é possível superar esses obstáculos e garantir que as viagens sejam realizadas com segurança, economia e eficiência. Para isso, é fundamental estar sempre atualizado sobre as tendências do mercado e buscar soluções inovadoras para otimizar o gerenciamento das viagens.
Com um bom planejamento, gerenciamento de custos, gerenciamento de riscos e compliance com as políticas internas, os gestores de viagens corporativas podem contribuir de forma significativa para o sucesso da empresa e para o bem-estar dos colaboradores que realizam as viagens. O Charlie pode te ajudar em viagens a negócios de seus colaboradores.